As Armadilhas do Planejamento: 3 Erros que Podem Arruinar Seus Objetivos!

Querida leitora e querido leitor, você deve estar me acompanhando nas redes sociais (basicamente no instagram) e tem visto que estou batendo muito na tecla de planejamento, do que precisamos fazer para efetivamente concretizar as metas de 2024 etc.

Pois bem. Hoje vou continuar na mesma temática, mas trarei os 3 principais erros que podem arruinar seu planejamento e fazer com que você falhe e se frustre. E logo em seguida, já trarei possíveis formas para eliminar esses "erros".

São os seguintes:

1. Não estabelecer prioridade(s): Para mim, prioridade é no singular. Mas entendo que você pode ter mais de uma no seu dia a dia. Um erro comum é não definir as tarefas mais importantes e urgentes. Isso resulta em um planejamento desorganizado e falta de foco nas atividades que realmente contribuem para o alcance dos objetivos. Se a sua prioridade não está relacionada ao alcance dos seus objetivos e metas, mas em "apagar incêndio", isso não é prioridade, é urgência. Só para ficar claro que uma coisa é uma coisa e outra coisa é outra coisa. Para eliminar esse erro, é essencial identificar e priorizar as tarefas mais relevantes - enumere até umas 3 -, considerando os prazos e o impacto nos resultados. Utilizar técnicas como a Matriz de Eisenhower pode auxiliar nesse processo.

2. Não delegar tarefas - Inclusive, se você se inscreveu para receber a planilha de rastreamento de tempo, vocÊ deve receber um e-mail falando exatamente sobre essa questão. Se ainda não está usando nossa planilha, clique aqui para baixá-la. Portanto, outro erro é tentar fazer tudo sozinha, sem delegar responsabilidades. Isso acaba gerando sobrecarga de trabalho e falta de tempo para se dedicar às atividades estratégicas. Para evitar esse problema, é importante identificar quais tarefas podem ser delegadas, confiar na equipe e ter um sistema eficiente de comunicação e acompanhamento do progresso das atividades delegadas.

Tenha um planner para chamar de seu!

3. Não definir metas claras: Toda meta deve ser passível de mensuração de progresso. Isso significa que deve ser possível dividir essa meta em metas menores, semanais talvez, e acompanhar seu progresso ao longo do tempo. Além disso, a falta de metas claras e específicas dificulta o planejamento e a definição de prioridades. Sem saber onde se quer chegar, torna-se difícil definir quais ações devem ser realizadas para atingir os objetivos. Para eliminar esse erro, é necessário estabelecer metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado) e criar um plano de ação detalhado, definindo as etapas necessárias para alcançar cada meta (Eu posso te ajudar a fazer este plano de ação, que é o que eu gosto de chamar de Plano de Rota! Saiba como, neste link).

Além disso, para construir um planejamento eficiente e alcançar metas e objetivos, é fundamental seguir algumas práticas, como:

• Utilizar ferramentas de gestão de tempo, como a técnica Pomodoro, que ajuda a manter o foco e a produtividade. Inclusive, já falei sobre isso neste post.

• Realizar uma análise de sua rotina e identificar os principais gargalos e desperdiçadores de tempo, buscando formas de minimizá-los. E é por isso que te convido, mais uma vez, a baixar e a usar a planilha de rastreamento de tempo, para saber como você está usando seu tempo.

• Estabelecer um sistema de organização e acompanhamento das atividades, utilizando calendários, listas de tarefas e aplicativos de gestão de projetos. Mas, lembre-se que nada adianta ter essas 1001 ferramentas, se não souber como e para quê usá-las.

Post-its podem ajudar muito no processo de planejamento!

• Manter uma comunicação eficiente com a equipe, promovendo reuniões de alinhamento e feedbacks periódicos, caso você tenha uma equipe. Se não tiver e usar essas ferramentas para uso pessoal, é importante que você tenha uma rede de apoio ou mesmo um amigo ou uma amiga que possa contar.

• Revisar e ajustar o planejamento periodicamente! Isso é extremamente necessário, para que você consiga se adaptar às mudanças de contexto e prioridades.

Tenho certeza que se colocar em prática metade do que está aqui, e usar a nossa planilha de rastreamento do tempo, você já terá mais de meio caminho andado em direção a um planejamento eficiente. E, seguindo essas práticas, será possível eliminar os erros comuns na gestão de atividades e construir um planejamento que realmente contribua para o alcance dos seus objetivos.

Espero que goste! E, se fez sentido para você, compartilhe este post para quem está precisando de uma ajuda no planejamento de 2024.

Beijocas e até!

Carol.